Privacybeleid - STUFIN

1. Identiteit

Dit privacybeleid is van toepassing op de website en het klantenportaal van STUFIN, gevestigd in België.

Ik hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en verwerk deze met de grootste zorg, conform de geldende Belgische wetgeving en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

Voor vragen over dit privacybeleid kunt u contact met mij opnemen via:

E-mail: info@stufin.eu
Adres: Smissestraat 14, 8820 Torhout
Ondernemingsnummer (KBO): BE1037.863.277

2. Welke persoonsgegevens verzamel ik?

Ik verwerk uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor mijn dienstverlening.

Via het contactformulier

Wanneer u mij contacteert via het contactformulier verwerk ik:

Naam
E-mailadres
Uw sector
Uw voorkeursmoment voor een gesprek (optioneel)
De inhoud van uw bericht

Deze gegevens gebruik ik uitsluitend om uw vraag te beantwoorden of contact met u op te nemen.

De verzending van het contactformulier verloopt technisch via Web3Forms, een externe dienstverlener die de formuliergegevens in mijn opdracht doorstuurt.

Via het klantenportaal

Wanneer u klant bent en gebruikmaakt van het klantenportaal verwerk ik:

Naam
E-mailadres
Een beveiligd opgeslagen (gehasht) wachtwoord
Contracten
Facturen
Eventuele communicatie met betrekking tot uw dossier

Deze gegevens worden opgeslagen op een beveiligde server en zijn uitsluitend toegankelijk voor bevoegde personen.

E-mailcommunicatie

Wanneer u mij een e-mail of ander bericht stuurt, kan ik deze communicatie bewaren voor zover dit noodzakelijk is om uw vraag te beantwoorden, mijn dienstverlening uit te voeren of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

3. Waarom verwerk ik uw gegevens?

Ik verwerk uw persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

het beantwoorden van vragen;
het uitvoeren van mijn dienstverlening;
het beheren van uw klantenaccount;
het verlenen van toegang tot het klantenportaal;
het beschikbaar stellen van contracten en facturen;
het verbeteren van mijn dienstverlening;
het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
het beveiligen van mijn systemen tegen misbruik en onbevoegde toegang.

Ik gebruik uw persoonsgegevens nooit voor andere doeleinden zonder uw toestemming, tenzij ik daartoe wettelijk verplicht ben.

4. Rechtsgrond

Per doel steun ik op de volgende rechtsgrond (artikel 6.1 AVG):

Uw vraag via het contactformulier of per e-mail beantwoorden: stappen die u vraagt vóór een mogelijke overeenkomst (art. 6.1.b) of, bij een algemene vraag, mijn gerechtvaardigd belang om u te antwoorden (art. 6.1.f).
Uw klantenaccount, het klantenportaal en het platform leveren: de uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b).
Facturen en boekhouding: een wettelijke verplichting (art. 6.1.c).
Mijn systemen beveiligen tegen misbruik, zoals spam via het formulier: mijn gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f).
Mijn dienstverlening verbeteren: mijn gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f), op basis van feedback die u zelf geeft.

Vraag ik ergens uitdrukkelijk uw toestemming voor, dan is die toestemming de rechtsgrond (art. 6.1.a). U kunt ze altijd intrekken.

5. Bewaartermijn

Ik bewaar persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk:

Contactaanvragen die niet tot een samenwerking leiden: tot 12 maanden na het laatste contact.
E-mailcommunicatie met klanten: zolang de samenwerking loopt, en daarna tot 12 maanden na het einde ervan.
Accountgegevens voor het klantenportaal: zolang de overeenkomst loopt. Binnen 3 maanden na het einde verwijder ik het account.
Contracten: 10 jaar na het einde van de overeenkomst, de verjaringstermijn voor contractuele vorderingen.
Facturen en boekhoudstukken: 10 jaar, zoals de Belgische boekhoud- en btw-wetgeving vereist.

Loopt er een geschil, dan kan ik de betrokken gegevens bewaren tot het is afgehandeld. Wanneer gegevens niet langer nodig zijn, worden ze veilig verwijderd of geanonimiseerd.

6. Beveiliging

Ik neem passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, openbaarmaking of wijziging.

Onder meer pas ik de volgende maatregelen toe:

beveiligde HTTPS-verbindingen;
gehashte wachtwoorden;
beveiligde servers;
beperkte toegang tot persoonsgegevens;
regelmatige beveiligingsupdates;
passende toegangscontrole.

7. Delen van persoonsgegevens

Ik verkoop, verhuur of verstrek uw persoonsgegevens niet aan derden.

Persoonsgegevens worden uitsluitend gedeeld wanneer dit noodzakelijk is voor mijn dienstverlening, bijvoorbeeld met mijn hostingprovider Hostinger (servers in de EU) of andere technische dienstverleners die in mijn opdracht werken, of wanneer ik daartoe wettelijk verplicht ben.

Indien externe partijen persoonsgegevens in mijn opdracht verwerken, zorg ik ervoor dat zij passende beveiligingsmaatregelen treffen en voldoen aan de AVG.

Wanneer een dienstverlener persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt (zoals Web3Forms voor het contactformulier), gebeurt dit uitsluitend met passende waarborgen zoals bedoeld in de AVG.

8. Uw rechten

U hebt het recht om:

inzage te vragen in uw persoonsgegevens;
onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren;
uw persoonsgegevens te laten verwijderen, voor zover wettelijk toegestaan;
bezwaar te maken tegen de verwerking;
beperking van de verwerking te vragen;
uw persoonsgegevens over te dragen;
uw toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Een verzoek kunt u indienen via info@stufin.eu. Ik behandel uw verzoek binnen de wettelijke termijn.

Indien u van mening bent dat ik uw persoonsgegevens onjuist verwerk, kunt u tevens een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

9. Cookies

De website stufin.eu plaatst geen cookies en gebruikt geen trackers of analysetools. Lettertypes en afbeeldingen worden vanaf de eigen server geladen, zodat er bij een bezoek geen gegevens naar derden gaan.

10. Gegevens in het STUFIN-platform

Wanneer u als klant het STUFIN-platform gebruikt, verwerk ik gegevens van uw klanten en contactpersonen in uw opdracht. U bent dan verwerkingsverantwoordelijke, ik ben verwerker. De afspraken daarover staan in de verwerkersovereenkomst. Uw documenten blijven in uw eigen opslag; het platform zelf draait op servers in de EU.

11. Wijzigingen

Dit privacybeleid is afgestemd op de huidige werking van de website en het klantenportaal van STUFIN.

Ik behoud mij het recht voor dit privacybeleid te wijzigen wanneer wijzigingen in mijn dienstverlening of de toepasselijke wetgeving dit vereisen. De meest recente versie is steeds beschikbaar op mijn website. Ik raad u aan deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen.